První setkání s názvem Benchlearning Visit v organizaci veřejné správy se uskutečnilo 10. října 2019 v Liberci. Akce byla organizována Českou společností pro jakost a Centrem excelence. Uskutečnila se v prostorách krajského úřadu. Zdejší krajský úřad je jeden z průkopníků za zvyšování kvality veřejné správy. Již v roce 2002 byl jeden z prvních, který zavedl model CAF. V současné době je jeden z hrstky institucí veřejné správy, které na podporu svého řízení aktivně využívají Model excelence EFQM (podrobnější informace jsou uvedeny ve vizitce organizátora). Nejen to byly důvody, které rozhodly o tom, že kroky zájemců o problematiku kvality a zvyšování efektivity veřejné právy vedly právě do Liberce. Celodenní jednání se konalo pod záštitou a za osobní účasti ředitele krajského úřadu Mgr. René Havlíka. Česká společnost pro jakost, byla zastoupena svým výkonným ředitelem Ing. Petrem Kotenem, MBA. Potěšující byl fakt, že se akce zúčastnili zástupci 13 krajských úřadů. Přítomni byli jak někteří ředitelé osobně, tak jejich zástupci, manažeři kvality a další specialisté, které problematika kvality veřejné správy zajímá. Přítomnost téměř 50 účastníků v sále i aktivní účast v diskuzi a bezprostřední výměna zkušeností potvrdily, že podobná setkání by se měla opakovat. Z programu vybírám nejzajímavější témata s podrobnějším komentářem.
Může být kraj chytřejší?
K formulování zdánlivě nesmyslné otázky mě přivedl název jednoho z bodů programu: „Koncepce Chytřejší kraj“. Vystoupení s tímto názvem prezentoval Mgr. Michael Otta, vedoucí odboru regionálního rozvoje a evropských projektů KÚ LK. Tady je jeho krátký komentář k uvedenému tématu.
Liberecký kraj ve spolupráci s Agenturou pro regionální rozvoj v Liberci a společností BeePartner a.s. zpracoval koncepci, která má pomoci nasměrovat budoucí aktivity našeho kraje v oblasti využívání chytrých technologií. Formálně je v rámci této koncepce chytřejší kraj chápaný jako veřejnoprávní korporace, která aplikuje a využívá dostupných chytrých technologií a napomáhá jejich zavádění na území Libereckého kraje za účelem zkvalitnění života obyvatel, kteří v něm žijí. Prakticky se klade největší důraz na hledání konkrétních přínosů pro obyvatele. Jinými slovy budou ve středu zájmu primárně lidé, až poté chytré technologie. Aby byl kraj smart/chytrý, musí mít chytré lidi, kteří problematice rozumí a věnují se jí. V češtině slovo „smart“ většinou nahrazujeme pojmenováním „inteligentní“ nebo „chytrý“. Pro komunikační účely budeme v Libereckém kraji využívat označení „Chytřejší kraj“. Co si pod tímto označením představit? Hejtman Libereckého kraje, Martin Půta, ho formuloval takto: „Cílem je, aby Liberecký kraj pomocí využití nových chytrých technologií své procesy a výstupy při poskytování služeb klientům a při správě vlastního majetku buď zrychlil, zlepšil nebo zlevnil.“ Budeme k tomu využívat pokročilé práce s digitálními technologiemi. Při tvorbě koncepce jsme vycházeli i z výsledků strukturovaných rozhovorů s respondenty. Byli mezi nimi krajští politici, zaměstnanci úřadu, představitelé firem, univerzity i dalších relevantních subjektů.
Na snímku č. 1 je vidět, kolik projektů v jednotlivých tematických skupinách připravujeme, realizujeme, či jsme je již realizovali, a kolik jich máme naplánovaných do budoucna. Z existujících projektů mohu jmenovat turistický portál „Cestou necestou“, v oblasti zdravotnictví „eHealth–elektronizace dokumentace“, „Digitalizaci muzejních sbírek“, „Povodňový portál LK“, „Rozklikávací rozpočet“, a další.
Snímek č. 2 prezentuje akční plán realizace zmiňované koncepce. K tomu hejtman Martin Půta: „V současné době Liberecký kraj intenzivně pracuje na přípravě 9 projektů, které byly vybrány do akčního plánu. Vybrali jsme takové aktivity, ve kterých můžeme v relativně krátkém čase dosáhnout významného pokroku, neboť v těchto oblastech máme silné kompetence a vlastní finanční zdroje v rámci rozpočtu kraje.“
Jedním z plánovaných projektů v oblasti veřejné správy je „Zpřístupnění relevantních dostupných veřejných dat a informací v jednom datovém portálu“. Ředitel krajského úřadu dodává: „Přínosem projektu může být rychlejší přístup a snadnější orientace externích uživatelů ve veřejných datech a dokumentech. Na to navazuje i úspora času občanů, efektivnější a bezpečnější zpracování dat.“
Co to konkrétně v tomto projektu znamená?:
Zrychlit: zkrátit dobu pro nalezení potřebných informací a pro rychlejší komunikaci uživatelů a úřadu.
Ušetřit: uspořit náklady administrativních procesů díky digitalizaci v rámci úřadu.
Zlepšit: zvýšit podíl veřejných služeb a otevřených dat, které mohou získat občané prostřednictvím webu nebo mobilních zařízení.
Podrobnější informace a další inspirativní náměty najdete na webu: http://regionalni-rozvoj.kraj-lbc.cz
Lipo.ink – podnikatelský inkubátor
Lipo.ink – inkubátor nejen pro podnikatele (?)
Jako jeden z organizátorů této konference jsem se podílel i na přípravě jednotlivých bodů programu. Jednal jsem se zástupci, kteří na konferenci vystupovali. Tak tomu bylo i v případě Libereckého podnikatelského inkubátoru, který jsem několikrát navštívil. Se svými postřehy bych se rád s vámi podělil. Lipo.ink- Liberecký podnikatelský inkubátor byl zřízen Libereckým krajem ke konci roku 2017. Jeho vytvoření a později i vedení bylo svěřeno panu Rodenovi, který během jednoho roku zformoval skvěle fungující čtyřčlenný tým. Kromě pana Rodena jsou v týmu ještě Vendula Zedníková a Antonín Ferdan. Vendula Zedníková má na starosti vše, co se týká marketingu a pořádání akcí. Antonín Ferdan zodpovídá za vzdělávání, práci na rozvoji firem i jejich managementu. V roce 2019 přibrali do svých řad studentku, která pomáhá s organizací a péčí o klienty.
Momentálně Lipo.ink sídlí v tzv. Evropském domě (budova „E“), který je součástí komplexu budov KÚ LK. Zde má k dispozici 6 kanceláří, ve kterých sídlí jedna inkubovaná firma a jedna místnost slouží jako tzv. coworking, tedy sdílená kancelář. V příštím roce se Lipo.ink bude stěhovat do vedlejší budovy „D“, která momentálně prochází rozsáhlou rekonstrukcí. Zde bude mít k dispozici prostor o rozloze téměř 4.000 m2. Nově tak vzniknou kanceláře a drobné výrobní prostory pro cca 8 firem a velký coworking pro 50 lidí, včetně zasedacích místností.
Účel Lipo.ink je prostý - podpořit v regionu, který je výrazně napojený na zahraniční automotive firmy, vznik českých firem s vyšší přidanou hodnotou. A čím konkrétně se Lipo.ink zabývá? Jeho aktivity lze rozdělit do tří oblastí:
První z nich je podpora podnikavosti, která probíhá hlavně formou partnerství s již existujícími projekty či organizacemi. Lipo.ink spolupracuje například s firmou Podnikni to! Ta organizuje sérii preinkubačních kurzů pro vysokoškoláky (od nápadu po prodejný produkt či službu). Lipo.ink je dále také lokálním partnerem Czechitas, tedy organizace, která si vzala za cíl dostat více žen a dívek do oblasti IT. Společně organizují IT workshopy nejen pro ženy a dívky v Libereckém kraji, ale i pro děti. Lipo.ink pořádá minifestival technologií Liberec Makers. Ve druhém ročníku tohoto festivalu Lipo.ink spolupracoval s iQLANDIÍ a StartupYardem. Cílem festivalu je dětem prakticky ukázat nejnovější technologie a nechat je si všechno osahat a vyzkoušet. Kromě iQLANDIE se do spolupráce zapojují i lokální technologické firmy, jako například Hardwario.
Další oblastí, které se z velké části věnují, je networking, který slouží k setkávání. O této aktivitě hovoří členka týmu Vendula Zedníková, Community managerka: „V Libereckém kraji je spousta zajímavých a aktivních lidí, kteří se ale nemají šanci potkat a sdílet své zkušenosti. Proto se pro ně snažíme vytvářet příležitosti k setkávání. Od února jsme zavedli Lipo.ink MeetUP, který se koná každé druhé úterý v měsíci, a na kterém se pravidelně potkává kolem třiceti aktivních a podnikavých lidí z okolí. Spektrum je široké - od studentů, přes zaměstnance a freelancery, až po majitele firem.”
Dále Lipo.ink organizuje v menších městech regionu akce nazvané „Severní byznys je krutej“, na kterých se v tzv. formátu PechaKucha (20 slidů, každý na 20 sekund) představují aktivní a podnikaví lidé či skupiny z regionu. Tyto akce již proběhly v Železném Brodě, v Jablonci nad Nisou a ve Frýdlantu. V příštím roce jsou v plánu další města. Podobnou akcí Lipo.ink je „FuckUp Night“. Zde úspěšní vypráví o svých neúspěších a o tom, kam je špatná zkušenost posunula. Většinou jsme vedeni k tomu, že budoucnost patří úspěšným. Pouze vítězství má smysl. Chyby a omyly jsou špatné, měly by se trestat. Právě ve formátu „FuckUp Night“ se snaží tento stereotyp bourat.
Třetí oblastí, ve které Lipo.ink působí, a která je stěžejní, je poradenství. Díky dlouholeté zkušenosti ve strategických i manažerských konzultacích je Lipo.ink relevantním partnerem každému, kdo se pohybuje v oblasti podnikání a businessu. Efektivně umí podpořit širokou škálu klientů.
Poradenství začíná tzv. „Podnikatelskou ambulancí“, což je hodinová bezplatná konzultace, pro kohokoliv, kdo potřebuje poradit. „Můžete mít nějaký nápad a chcete si ho ověřit, nebo se vaše podnikání ocitlo na křižovatce a nevíte, kam se vydat,” říká Philipp Roden, ředitel inkubátoru. Ambulance slouží ke vzájemnému poznání a většinou na ni navazují další setkání, která mohou vyústit v inkubaci. Projekty, které mají vyšší přidanou hodnotu a splňují určitá kritéria, jsou podpořeny buď v tzv. „Posilovně“, nebo pak v plnotučné inkubaci. V Posilovně pomáhají klientům s vývojem a uskutečněním jejich projektu, a to od fáze prvotního nápadu, přes formování business plánu, až po prvního platícího zákazníka. Plnotučná inkubace vede většinou k rozvoji firmy do zahraničí a získávání financí od investorů.
Momentálně má Lipo.ink pod svými křídly 8 firem v různých fázích vývoje. Pozornost si zaslouží například Onyx, který se zabývá 3D tiskem brýlí na míru, poté, co si zájemce pomocí mobilní aplikace naskenuje 3D model své hlavy. Další je firma Statotest, která se zabývá nepřetržitým monitorování statiky mostů, budov nebo svahů. „Zakladatele této firmy, Petra Klokočníka, jsme potkali na jedné konferenci“, vypráví Philip Roden. Petr Klokočník je vystudovaný kybernetik, který pracoval v zahraničí a později převzal rodinnou IT firmu, která se zabývá hlavně prodejem a servisem hardwaru a sítí. Po spadnutí Pražské lávky a dálničním mostu v Janově se zamyslel nad možným řešením podobných případů. „S pouhou prvotní myšlenkou dorazil na Ambulanci, kde jsme ho podpořili v dalším rozpracování nápadu“, usmívá se Roden. „Nyní je v naší Posilovně s již fungujícím prototypem a čeká ho první realizace u zákazníka.”
Podpora Lipo.ink, ale nekončí u vznikajících firem. „V rámci švýcarského poradenského programu PlatInn podporujeme malé a střední firmy v regionu. Pomáháme jim s růstem, expanzí, nebo i se vstupem investora, přenastavením procesů či digitalizací“, popisuje Antonín Ferdan, který má PlatInn na starosti. Po úvodních schůzkách je ve firmě provedena analýza inovačního potenciálu, na jejímž základě je vybrán a doporučen vhodný expert, který pomocí pravidelných konzultací mentoruje majitele firmy v identifikované oblasti. K tomu ještě dodává: „V současné době jsme se setkali s majiteli více než 100 firem vlastněných lidmi z regionu a podpořili více než 10 z nich.“
„Máme radost, že klienti pod našima rukama vzkvétají, zakládají firmy, nabírají zaměstnance a to je pro nás ta největší odměna – je vidět, že reálně rozvíjíme náš region, “ uzavírá ředitel Philipp Roden.
Řešení otázky lidských zdrojů
Liberecký kraj patří mezi velké zaměstnavatele, má zřízeno a do Krajského úřadu Libereckého kraje zároveň zařazeno 435 pracovních pozic. Ne všechny jsou vždy obsazeny, ale počet zaměstnanců v poslední době neklesá pod hranici 400. Úřady bývají „specifickým“ zaměstnavatelem, ve kterém bývají v převaze ženy. Krajský úřad v tomto není výjimkou a téměř 70 % ze všech zaměstnanců tvoří ženy a ročně téměř 40 z nich čerpá mateřskou nebo rodičovskou dovolenou. Průměrný věk zaměstnanců je přibližně 47 let.
Při současné velmi nízké nezaměstnanosti je stále těžší nacházet kvalitní nové zaměstnance. Ale mnohem těžší je udržet ty kvalitní stávající. V Libereckém kraji dominuje automobilový průmysl a většina výrobních firem je na něj napojena. Konkurovat jim ve finančním ohodnocení zaměstnanců lze jen velmi těžko. Především při nástupu nových zaměstnanců nabízí podniky lepší finanční ohodnocení, a to i bez nutnosti získání předchozí praxe v oboru nebo dokonce i získání odpovídající kvalifikace.
Zásadním problémem pro konkurenceschopnost v oblasti odměňování je stávající centrální nastavení systému odměňování zaměstnanců ve veřejné správě. Nárokovou „složkou“ platu, která náleží zaměstnanci za odvedenou práci, je platový tarif. Další části platu závisí třeba na skutečnosti, zda se jedná o vedoucího zaměstnance, nebo se odvíjí od kvality odváděné práce. Výši prostředků na tyto další složky platu však výrazně limitují finanční možnosti zaměstnavatele plynoucí ze schváleného rozpočtu. Při tom všem musí mít zaměstnavatel na paměti povinnost rovného zacházení se všemi zaměstnanci, a to samozřejmě nejen v oblasti odměňování za práci. V praxi je to tak, že nejvyšší „částku“ z celkového platu zaměstnance tvoří platový tarif. Platový tarif odpovídá složitosti vykonávané práce (zařazením do platové třídy) a počtu získaných let započitatelné praxe pro výkon sjednané práce (zohledněno v platovém stupni). Právě v nastavení platových stupňů vnímáme zásadní problém. Tabulka je rozdělena do 12 platových stupňů, přičemž ve dvanáctém (nejvyšším) jsou zaměstnanci, kteří získali více než 32 let praxe. Žijeme v době rychlých změn i rychlého pracovního tempa a toto rozdělení již neodpovídá současným požadavkům a potřebám zaměstnavatelů. Mění se technologie, postupy, software a s tím i související právní normy. Zaměstnanci musí neustále reagovat na změny a upravovat dosavadní postupy a stále se učit novým věcem. V této době již nepovažujeme za odůvodnitelné, aby měl zaměstnanec s praxí 33 let přibližně o čtvrtinu vyšší platový tarif, než zaměstnanec s praxí 10 let. Rozdíl v dosažené praxi rozhodně přímo neovlivňuje kvalitu odváděné práce. Zaměstnavatel by měl v odměňování za práci zohledňovat především kvalitu odváděné práce a spokojenost s prací zaměstnance. Současný systém mu to však neumožňuje. Finanční prostředky na nenárokové složky platu (osobní ohodnocení, odměny) nejsou v takové výši, aby mohly narovnat nesoulad v celkové výši platu dvou stejně výkonných zaměstnanců. Příčina je právě v nastavení platových stupňů. Současný systém je demotivační jak pro stávající zaměstnance s nižším počtem let započitatelné praxe, tak především pro mladé uchazeče o zaměstnání. Nástupní plat absolventa vysoké školy bez praxe, který bude vykonávat činnosti zařazené do 11. platové třídy, odpovídá částce 21.480 Kč. Názor na to, jak moc je tato částka motivační, ať si udělá každý čtenář sám. Navíc ještě vzhledem k právním předpisům ani nelze pro práci odpovídající zařazení do 11. platové třídy přijmout uchazeče, který by nebyl absolventem vysoké školy. Připomínku týkající se změny systému odměňování předáváme příslušnému ministerstvu při každé příležitosti připomínkového řízení k právním předpisům týkajícím se odměňování. Dosud to efekt nepřineslo, stále však věříme, že se snad někdy povede upravit systém odměňování zaměstnanců ve veřejné správě tak, aby odpovídal potřebám a podmínkám 21. století.
Když konkurovat finančně téměř nelze, zaměřili jsme se na oblast nefinančních benefitů a prohloubili jsme aktivity v oblasti společenské odpovědnosti. Podporujeme všechny aktivity pro zlepšování pracovních podmínek na úřadu a směrem k uchazečům o zaměstnání jsme vylepšili oblast náboru nových zaměstnanců.
Nefinanční benefity
Všichni zaměstnanci, kromě těch vykonávajících obslužné profese, mají pružné rozvržení pracovní doby. Navíc se snažíme vycházet vstříc žádostem zaměstnanců pro snazší slaďování pracovního a osobní života. Pokud vyhovění žádosti neohrozí chod dotčeného organizačního útvaru, je žádosti vyhověno. Nejčastějším důvodem bývá péče o osobu blízkou. Někteří zaměstnanci tak využívají kratší pracovní doby, částečné práce z domova, nebo si nechají upravit základní pracovní dobu.
Těhotné zaměstnankyně mohou využívat placeného pracovního volna v maximálním rozsahu 2 hodin týdně dle vlastního uvážení. V pokročilém těhotenství není jednoduché zvládat „dlouhé“ úřední dny, kdy musí být na pracovišti od 8 do 17 hodin. V případech, kdy jim to zdravotní obtíže znesnadňují, mohou po dohodě s vedoucím tohoto volna využít.
Zaměstnancům držíme nad rámec zákona stejnou pracovní pozici do doby jejich návratu z rodičovské dovolené, nebo do návratu z další, na rodičovskou dovolenou přímo navazující, nepřítomnosti související s nutnou péčí o dítě, maximálně do 4 let věku dítěte. Navíc mají možnost umístit své děti do krajské mateřské školy zřízené podle školského zákona, která od roku 2013 funguje v rámci jedné krajské příspěvkové organizace. Školka přednostně přijímá děti zaměstnanců krajského úřadu. Výraznou výhodou školky je přizpůsobení provozní doby úředním hodinám krajského úřadu, takže pro zaměstnance není problém s vyzvedáváním dětí ze školky. Zaměstnanci si tak nemusí žádat o úpravu pracovní doby z důvodů vyzvedávání dětí z předškolního zařízení. Školka navíc pořádá různé akce, dokonce i pravidelné tvořivé víkendové výlety dětí s rodiči, což je navíc i pro zaměstnance impuls k teambuildingu a seznamování se navzájem.
Mezi další benefity patří placené zdravotní volno (sick days) v délce 5 dní ročně, možnost bezplatného parkování v blízkosti budovy úřadu, nebo možnost využít kryté a uzamčené kolárny pro parkování svého kola. V budově úřadu je vybudováno stravovací centrum s kantýnou, kde je navíc zaměstnancům přispíváno na stravování. Zaměstnanci mají možnost průběžně se vzdělávat. Zaměření i formu kurzů si mohou vybírat sami podle toho, co sami potřebují a jaká z forem jim je bližší. Po schválení příslušným vedoucím je jim kurz zajištěn. Zlepšujeme také pracovní prostředí. Pravidelně ho modernizujeme a obměňujeme s ohledem na potřeby zaměstnavatele i zaměstnanců. Zaměstnancům se zhoršeným zdravotním stavem v odůvodněných případech pořizujeme kompenzační pomůcky jako například lupy, speciální židle, velké monitory, speciální software pro slabozraké, atd.
Společenská odpovědnost
Spolupracujeme s neziskovými organizacemi podporujícími zaměstnávání osob s různým zdravotním a společenským znevýhodněním. V rámci spolupráce se účastníme besed s uchazeči o zaměstnání, kteří jsou delší dobu bez zaměstnání, nebo spadají do skupiny osob „ohrožených“ nezaměstnaností. Jedná se třeba o uchazeče v předdůchodovém věku nebo o ženy po rodičovské dovolené. Kromě naší prezentace jako zaměstnavatele, předáváme posluchačům informace o zaměstnávání ve veřejné správě i o odlišnostech oproti zaměstnávání v podnikatelské sféře. V rámci úřadu máme vytipované pracovní pozice, které jsou svým zaměřením vhodné pro obsazení zaměstnanci s různým zdravotním znevýhodněním. Během spolupráce s neziskovým sektorem se nám podařilo některá místa obsadit zaměstnanci se změněnou pracovní schopností a umožnit tak těmto osobám pracovní uplatnění v běžném pracovním prostředí krajského úřadu.
Podpora náboru nových zaměstnanců
Procesy ve veřejné správě jsou svázané různými pravidly, která však uchazeč bez zkušeností s ní nezná, a tedy je ani nečeká. Mnohdy pak bývá překvapen, někdy bohužel i odrazen. Pro obsazení pracovní pozice úředníka na dobu neurčitou jsou zákonem stanovená pravidla a přesný postup, třeba i inzerát výběrového řízení musí obsahovat zákonem stanovené informace. Realita je taková, že inzerát má rozsah téměř dvou stran formátu A4 a uchazeč se ve velkém množství (i nepotřebných) informací ztrácí. Aktivní uchazeči proto často volají a doptávají se na věci, kterých si buď v inzerátu nevšimli, nebo kterým neporozuměli. O těch, které tato forma odradila, ani nevíme.
Naší snahou tak bylo zlidštit zákonem stanovený postup. Rozhodli jsme se zřídit kariérní web, na kterém uchazeči najdou vše, co potřebují. Kromě odkazu na aktuálně vypsaná výběrová řízení naleznou formuláře pro přihlášení a další doplňující informace, které by jim měly pomoci k úspěchu ve výběrovém řízení. Dozví se, jak standardně probíhá výběrové řízení. Nejsou pak zaskočeni počtem členů výběrové komise, ani dotazy k odbornosti, která je nutná pro většinu z pracovních pozic krajského úřadu. Dozví se také odpovědi na nejčastější otázky a díky fotografiím získají i představu o pracovním prostředí, budově i místnosti, ve které proběhne výběrové řízení. Web je spuštěný sice krátce, ale již nyní můžeme říci, že přibylo přihlášených uchazečů do výběrových řízení a téměř všichni zaslali správné a úplné podklady. Ubylo naopak dříve častých dotazů, takže jsme s webem spokojeni.
Závěrem lze říci, že vše výše uvedené přispívá k naší konkurenceschopnosti na trhu práce, přestože jsme jediným krajským úřadem v Libereckém kraji. Je samozřejmé, že ne pro každého jsou hlavním motivem peníze, stejně tak jsou ale pro jiného peníze až na prvním místě. Námi zmíněný přístup v oblasti řízení lidských zdrojů ve veřejné správě však považujeme za efektivní a společensky odpovědný. Důkazem je skutečnost, že se nám v posledních letech daří držet fluktuaci zaměstnanců okolo 5 %, což považujeme za přirozené, odpovídající životním změnám. V budoucnu nás čekají další výzvy, ale pevně věříme, že v nastaveném přístupu k zaměstnancům budeme pokračovat i nadále.